Ideas para gestionar ordenadamente el día a día en la escuela

Por Cristián Parodi*

Cómo explicáramos en nuestro anterior post “La escuela como principal protagonista del cambio educativo”, las funciones del director se centran mayormente en resolver los temas del día a día.  Nos referimos a cuestiones relacionadas con el mantenimiento edilicio de su colegio, la adquisición de insumos básicos, la resolución de emergencias (que de ser tan recurrentes ya dejaron de formar parte de lo excepcional para formar parte de lo cotidiano), y una larga lista de “etc” que le siguen. Si se le preguntara a un director o directora de cualquier escuela respecto de qué porcentaje de su tiempo ocupa en esas tareas, posiblemente recibiremos como respuesta “más del 60%”.

Lo que sigue a continuación son una serie de recomendaciones que pueden ayudar a mejorar la coordinación del día a día para disponer de más tiempo en ocuparnos de las cuestiones estratégicas de la escuela, como mejorar los procesos de aprendizaje en niños y adolescentes.

 

A. Registar los pedidos

Antes de poder definir cuál será la mejor forma de gestionar los requerimiento que el equipo directivo recibe diariamente, es necesario que se puedan registrar en un Word o Excel  a medida que vayan surgiendo. Lo ideal sería una planilla XLS (Excel) por las razones que luego se explicarán. Tampoco olvidemos que el celular puede tener una aplicación para tomar notas o similar que nos ayude con ese registro. Nuestro teléfono puede ser una valiosa herramienta para la gestión, busquemos Apps que nos asistan en esa tarea.

Será necesario que cada pedido, solicitud, consulta, etc, pueda ser clasificado en algunas de las siguientes categorías. Los que siguen son algunos ejemplos – pueden ser más o menos – para que cada director configure con los que tiene que lidiar en su escuela:

“Clasificación de los pedidos efectuados a Dirección”

1. Compra de Insumos 

1.1 Lavandina

1.2 Detergente

1.3 Elementos de limpieza varios

1.4 Elementos para el aula (marcadores, láminas, etc.)

2. Reparaciones

2.1 Luces de aulas

2.2 Luces de entrada

2.3 Luces de los baños

2.4 Baños

2.5 Puertas

2.6 Mesas

2.7 Sillas

2.8 Cortinas

2.9 Calefacción

3. Pedidos de Información / Consultas Varias

3.1 Indicaciones para llenar formularios o pedidos varios.

3.2 Notas formales para elevar al Ministerio o Supervisión relacionado con:

3.2.1 Pedido de suplentes

3.2.2 Pedidos de materiales escolares

3.2.3 Contratación seguros obligatorios en la escuela

3.2.5 Reclamos (comedor, demora en el mantenimiento de la escuela, etc)

3.3 Teléfonos de emergencia.

4. Emergencias

4.1 Se lastimó un alumno

4.2 Se descompuso un docente, auxiliar

4.3 Se cortó la luz

4.4 Se rompió el baño

5. RRHH (Recursos Humanos)

5.1 Pedido de licencias

5.2 Relación con la Cooperadora

5.3 Relación con el personal de mantenimiento / portería

La idea de “estructurar” los pedidos facilitará luego su análisis. Sería útil registrar también los solicitantes, la fecha, el día de la semana y la hora para entender, por ejemplo,  si los pedidos suceden en determinado momento de la jornada,  saber quiénes son los que más requerimientos hacen, etc. Son todas pistas que nos ayudarán a planificar la manera más eficiente de atenderlos.

Modelo de registro de pedidos a Dirección (ejemplo para crear una planilla Excel)

  • Fecha:
  • Hora:
  • Persona que lo solicita:
  • Pedido: Indicar código (usar ideas a partir de la clasificación anterior) 
  • Información adicional:
  • Fecha en que se resolvió: 
  • Tiempo de gestión: 

 

Planilla Excel usada desde el Celular (Google App Planilla de Cálculo)
Planilla Excel usada desde el Celular (Google App Planilla de Cálculo)

 

 

B. Análisis de los pedidos

Al finalizar la semana podremos observar cuáles fueron los pedidos más recurrentes,  cuáles ocuparon más tiempo en atenderse o solucionarse, etc. No olvidemos que el propósito final que buscamos es que el equipo directivo pueda hacer un manejo más eficiente de su tiempo para poder dedicarse más a cuestiones estratégicas que a temas relacionadas con el día a día.

En ese análisis es posible que detectemos que los pedidos recurrentes se centran en el 20% de todos las solicitudes, y que posiblemente éstas ocupen el 80% del tiempo para gestionarlos.  Esta primera apreciación es muy importante, dado que si logramos mejorar la forma en que atendemos ese 20% de los problemas podríamos reducir sustancialmente el tiempo que nos requiere resolverlos. En otras palabras, tendríamos más tiempo para ocuparnos de lo estratégico sin desatender el día a día.

El 80% del tiempo se emplea en gestionar temas recurrentes
El 80% del tiempo se emplea en gestionar temas recurrentes

 

Sistematizar el registro de los pedidos y mantenerlo a lo largo del año nos permitirá tener un buen “mapa” de las exigencias diarias de la escuela, paso previo para poder diseñar soluciones que funcionen. Lo interesante de hacerlo con una planilla Excel o similar es que los pedidos se pueden ordenar de manera muy sencilla, ayudándonos a resolver más eficientemente el día a día de la escuela.

Por ejemplo, al cabo de un mes de registros, podríamos ordenar la planilla en función del tiempo de gestión, de mayor a menor. Podríamos identificar rápidamente los pedidos que más tiempo empleamos en gestionarlos. A simple vista vamos a poder identificar los diez primeros, los que más tiempo nos demandaron. Si encontramos en ese podio asuntos como “reparar puertas” o “comprar insumos”, es una clara señal de que algo tendremos que cambiar en la organización de la escuela para que allí aparezcan los temas estratégicos.

Otra dato interesante es poder indicar cuándo se resolvió el pedido para determinar cuánto tiempo nos llevó completar cada requerimiento. En el ejemplo anterior se puede observar dos datos para completar: “Fecha en que se resolvió” y “Tiempo de gestión”. Por ejemplo, si el 1/8/2016 recibimos el pedido para reparar los vidrios del aula 5 A, instalado los nuevos el 31/8/2016, eso nos indica que completar esa gestión nos llevó 30 días. ¿En un plazo lógico? ¿Se pudo haber hecho antes? Estas y otras preguntas surgirán cuando analicemos esos tiempos, llevándonos a ajustar procedimientos, detectar obstáculos, etc. También nos ayudará a ver en vivo y en directo cuánto tiempo le dedicamos a resolver temas del día a día y compararlo con el tiempo que le dedicamos a abordar temas estratégicos. Muy posiblemente descubramos que el 80% de nuestro tiempo se lo dedicamos a temas recurrentes.

 

C. Definir soluciones

En función de los pedidos más recurrentes – ese 20% que nos exige el 80% del tiempo – podemos comenzar a proponer soluciones que partan de establecer procedimientos que expliquen cómo resolverlos. Tomemos algunos ejemplos:

Compra de insumos y artículos de limpieza

Asignarle la tarea a la Cooperadora para que realicen compras trimestrales o semestrales (para no tener que estar todas las semanas o quincenas resolviendo la misma necesidad). Hacer una compra trimestral nos libera 90 días de tiempo en atender ese tema en particular y, no menor, ahorramos presupuesto evitando comprar más adelante cuando suban de precio. Si no contamos con el presupuesto para hacer esas compras, pensar en acudir a esquemas de financiamiento colectivo, como  idea.me 

Notas y pedidos al Ministerio / Supervisión / Cooperadora

Tener notas pre-redactadas con los pedidos y solicitudes más frecuentes para evitar escribirlas cada vez que se solicitan.

Consultas recurrentes que se hacen a la Dirección

Describir en un Word un “instructivo” que explique qué hacer para atender o resolver los temas de consulta más frecuentes. De esta forma nos evitamos explicar el mismo tema a diferentes personas constantemente. Ese instructivo puede estar publicado en la Web de la escuela, en el Facebook, en el Blog o simplemente en un impreso que se deja a disposición en lugares estratégicos y de fácil acceso. También se puede enviar por email a toda la comunidad del colegio. Por ejemplo, se podría describir cómo gestionar los siguientes temas:

  • Temas a tener en cuenta para salidas escolares
  • Rendición de gastos
  • Pedidos de licencias
  • Pedido de reparaciones y mantenimiento

Reparaciones y mantenimiento edilicio

Delegar la tarea en la Cooperadora para que tome esa función y sea el nexo entre la escuela y la empresa que se encargue del mantenimiento, ocupándose del seguimiento de los pedidos, de solicitar las reparaciones a tiempo, de efectuar los reclamos necesarios, etc. Si no se cuenta con una Cooperadora, o la que está no funciona bien, tomar el desafío para revitalizarla en pos de llevar adelante un esfuerzo compartido en beneficio de la escuela.

 

En cada uno de estos ejemplos, y en muchos otros que faltan, nos tenemos que concentrar para que el director y su equipo tenga cada vez más tiempo para dedicarse a lo estratégico de la escuela: la educación de niños y adolescentes

 

*Impulsor de “La Escuela Colaborativa” y “Hagamos algo por la Educación

 

 

Tips para gestionar ordenadamente el día a día en la escuela
Tips para gestionar ordenadamente el día a día en la escuela

 

 

6 comentarios en “Ideas para gestionar ordenadamente el día a día en la escuela

  1. Me gusta mucho esta página. Anoto las sugerencias, estoy trabajando en un proyecto sobre la ley de prevención de adicciones en educación.

    • Hola Daniela. La más simple y que funciona muy bien es la App de Google para Hojas de Cálculo. La imagen del ejemplo que se muestra en la nota se hizo con esa App (funciona en iPhone y Android). Su funcionamiento es muy similar al Excel. Saludos!

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